La evaluación inicial es un conjunto breve de preguntas que decide si su organización puede ayudar a una persona, y cómo. La admisión de casos es la recopilación completa de hechos que viene después, cuando la organización acepta el asunto. Mantenerlas separadas hace avanzar más rápido la lista de espera y evita que los clientes cuenten su historia tres veces.
Para el proceso completo, desde el primer contacto hasta la carta de contratación, consulte la Guía completa de admisión de casos para organizaciones de inmigración.
¿Por qué separar la evaluación inicial de la admisión de casos?
Cuando un solo formulario hace los dos trabajos, hace mal uno de ellos: uno largo obliga a cada persona que llama a responder preguntas sobre viajes e impuestos, y uno corto hace que la admisión completa empiece de cero. Separarlos reserva el tiempo del personal para las personas que la organización de verdad va a atender. La decisión de la evaluación inicial puede tomarse el mismo día en que alguien llama, así que quienes no pueden recibir ayuda de su organización obtienen una remisión cuando todavía tienen tiempo de usarla. Y cuando la recepción, quien hace la evaluación inicial y el asistente legal preguntan cada uno qué pasó, una persona que describe persecución o abuso paga el costo de cada relato, mientras las pequeñas diferencias entre versiones se acumulan en el expediente.
Para las organizaciones con abogados, la verificación de conflictos es otra razón para que la evaluación inicial sea breve. La Regla Modelo 1.18 de la ABA protege lo que dice un cliente potencial y puede impedir que el abogado represente después a la otra parte, y la etapa de verificación de conflictos de la guía de admisión explica por qué conviene escuchar menos antes de esa verificación. Quien hace la evaluación inicial toma los nombres y una descripción de una línea, hace la verificación y deja la historia completa para cuando el resultado salga limpio.
La evaluación inicial y la admisión de casos, lado a lado
| Evaluación inicial | Admisión completa | |
|---|---|---|
| Objetivo | Decidir si la organización puede ayudar, y cómo | Reunir los hechos que un abogado o representante acreditado necesita para asesorar |
| Duración | Una llamada breve o una conversación en la mesa de una clínica | Lo que requiera el asunto, a menudo más de una sesión |
| Quién la hace | Recepción, coordinador de admisión o voluntario capacitado | Asistente legal, trabajador de casos o voluntario capacitado, con revisión de un abogado |
| Cuándo | En el primer contacto, antes de la historia completa | Después de que la organización decide aceptar o evaluar el asunto |
| Resultado | Una decisión sobre a dónde va el caso, alertas de urgencia y una verificación de conflictos resuelta | Un expediente completo con copias de documentos |
¿Qué debe preguntar la evaluación inicial?
Haga estas preguntas en el mismo orden cada vez. Cada una cambia a dónde va el caso o qué tan rápido avanza.
| Pregunta | Por qué importa |
|---|---|
| "¿En qué idioma prefiere hablar? ¿Y leer?" | Define el intérprete para cada paso siguiente. Hágala primero. |
| "¿Cuál es la forma más segura de comunicarnos con usted? ¿Podemos dejarle un mensaje ahí?" | Muchos teléfonos son compartidos, y un mensaje puede llegar a la persona equivocada. |
| "En una o dos frases, ¿con qué necesita ayuda?" | Dirige el asunto. Conserve las palabras de la persona. |
| "¿Cuál es su nombre completo y cuáles son los nombres completos de las demás personas involucradas, como su cónyuge o el familiar que presenta una petición por usted?" | Haga la verificación de conflictos con estos nombres antes de pasar a las preguntas de más abajo. |
| "¿En qué ciudad y condado vive?" | Área de servicio, o a qué organización aliada remitir. |
| "¿Qué documentos de inmigración tiene, y cuándo vencen?" | Estatus y fechas de vencimiento, incluido un permiso de trabajo. |
| "¿Alguna vez recibió un papel que le decía que tenía que ir a una corte de inmigración? ¿Tiene fecha de audiencia?" | Un caso ante la corte cambia todos los pasos siguientes. |
| "¿La persona que necesita ayuda está detenida por inmigración en este momento?" | La detención cambia los tiempos. Muchas veces llama un familiar. |
| "¿Recibió alguna carta de USCIS, de la corte o de ICE con una fecha?" | Pida que le lean la fecha en voz alta y compárela con la lista de más abajo. |
| "¿Cuándo llegó a Estados Unidos la última vez?" | El plazo para solicitar asilo se cuenta desde la llegada. |
| "¿Alguien más le ha ayudado con un trámite de inmigración o ha presentado algo por usted?" | Trámites anteriores, u otro representante. |
| "¿Cuántas personas viven en su hogar y cuál es el ingreso mensual del hogar?" | Solo si un financiador o un programa fija límites de ingresos. |
Una buena nota de evaluación inicial registra lo que dijo la persona: "Audiencia el 4 de junio, según el aviso de audiencia que leyó." Una nota como "Probablemente elegible para cancelación" registra una conclusión, y si se le repite al cliente, se convierte en asesoría.
¿Qué respuestas deben poner un caso al principio de la fila?
Algunas respuestas indican que se acerca un plazo o una comparecencia obligatoria. Decida por escrito qué respuestas cuentan, quién recibe la llamada y en cuánto tiempo, para que un voluntario en una clínica de sábado no tenga que decidirlo solo.
- Una audiencia próxima. Busque el caso en el sistema de Información Automatizada de Casos (ACIS) de la EOIR con el número A y la nacionalidad. El propio sistema advierte que "ACIS no muestra todos los casos ni toda la información sobre un caso", así que un resultado vacío no prueba nada. Pida el aviso de audiencia más reciente: según la página, los documentos que emite el tribunal "son los únicos de carácter oficial relacionado a su caso".
- Detención. El localizador de detenidos en línea de ICE (Online Detainee Locator System, con opción en español) encuentra a personas bajo custodia de ICE, o bajo custodia de la Oficina de Aduanas y Protección Fronteriza (CBP) por más de 48 horas, con el número A o el nombre exacto, más el país de nacimiento. No puede buscar registros de menores de 18 años. ACIS no muestra audiencias de fianza; su página indica: "Póngase en contacto con su tribunal local si necesita información sobre audiencias de fianza."
- Una Notificación de Comparecencia (Notice to Appear). Según el 8 CFR 1239.1(a), un procedimiento de deportación (remoción) comienza cuando se presenta la notificación de comparecencia ante el tribunal de inmigración. Trátela como urgente aunque ACIS todavía no muestre nada.
- Un plazo en un aviso de USCIS. USCIS no puede conceder tiempo adicional para responder a una Solicitud de Evidencia (RFE) o a una Notificación de Intención de Denegar (NOID) (8 CFR 103.2(b)(8)(iv)), y la guía de admisión indica los plazos máximos de respuesta. En la evaluación inicial, anote ese plazo en el expediente antes de terminar la llamada y avise al abogado ese mismo día.
- Una cita de control con ICE. Anote la fecha, la hora y la oficina que aparecen en los papeles. La página de ICE sobre las citas de control (en inglés) explica cómo se programan. Si la persona debe asistir, y cómo, es una pregunta para un abogado.
- El plazo de un año para solicitar asilo. El 8 U.S.C. 1158(a)(2)(B) fija un plazo de 1 año para solicitar asilo, contado desde la fecha de llegada, y la guía de admisión explica la norma y sus excepciones. En la evaluación inicial, pregunte si la persona tiene miedo de regresar a su país y cuándo llegó. Si tiene miedo, envíe el expediente a un abogado con la fecha de llegada, aunque haya pasado más de un año.
- Un estatus o un permiso de trabajo por vencer. En su página del Formulario I-765, USCIS recomienda en general presentar la renovación del Documento de Autorización de Empleo (EAD) hasta 180 días antes de que venza el actual. Según el 8 CFR 214.1(c)(4), en general no se puede aprobar una extensión de estadía temporal si el estatus venció antes de presentar la solicitud o petición. Marque cualquier vencimiento dentro de los próximos 180 días.
¿En qué puede terminar una evaluación inicial?
Cada evaluación inicial debe terminar en uno de cinco resultados, anotado con la fecha y el nombre de quien tomó la decisión.
| Resultado | Cuándo corresponde | Con qué se va la persona |
|---|---|---|
| Aceptar el caso | Encaja con sus servicios y hay capacidad | Una cita de admisión completa y una lista de documentos |
| Programar una consulta | Una pregunta puntual, o un plazo que requiere primero a un abogado | Una fecha con un abogado o representante acreditado |
| Remitir | Una organización aliada atiende ese asunto o esa zona | El nombre de la organización aliada y su contacto de admisión, más cualquier plazo detectado |
| Lista de espera | Encaja, pero no hay capacidad ahora | Una estimación honesta de la espera y qué hacer si llega una fecha |
| No aceptar, con una remisión | Está fuera de su trabajo y ninguna organización aliada encaja | Una carta de no representación y al menos un lugar a donde acudir |
Para las personas con un caso ante un tribunal de inmigración, la Lista de Proveedores de Servicios Legales Pro Bono de la EOIR (en inglés) incluye organizaciones sin fines de lucro y abogados que se comprometieron a prestar al menos 50 horas al año de servicios legales pro bono ante el tribunal de inmigración donde aparecen en la lista. Se publica cada trimestre, y la EOIR aclara que no respalda a ninguna de esas organizaciones, servicios de remisión o abogados. La página de USCIS Encuentre Servicios Legales enlaza esa lista y la lista del DOJ de organizaciones reconocidas y representantes acreditados. Mantenga también su propia lista de organizaciones aliadas, con lo que atiende cada una, sus idiomas y su contacto de admisión.
A toda persona que no acepte, incluidas las que están en lista de espera, envíele una carta que diga que la organización no la representa, con cualquier plazo que haya notado y a dónde acudir. Según la Regla Modelo 1.18(b), un abogado que obtiene información de un cliente potencial no puede usarla ni revelarla aunque no llegue a haber representación, salvo en lo que las reglas permiten respecto de un antiguo cliente; por eso el expediente de evaluación inicial de una persona no aceptada necesita el mismo cuidado que el de un cliente. Revise la versión de la Regla 1.18 de su estado.
¿Cómo pasar las respuestas de la evaluación inicial a la admisión de casos?
La admisión completa debe empezar con lo que ya reunió la evaluación inicial.
- Misma redacción y mismos nombres de campo. Si la evaluación inicial pregunta por la fecha de la última llegada, la admisión completa debe usar esa pregunta y ese campo. Cuando un formulario dice "fecha de entrada" y el otro "fecha en que llegó a EE. UU.", alguien tiene que conciliarlos a mano.
- Confirme en lugar de volver a preguntar. Muestre las respuestas de la evaluación inicial y léalas en voz alta: "En la evaluación inicial nos dijo que llegó el 3 de marzo de 2022. ¿Es correcto?"
- Conserve ambas versiones cuando una respuesta cambie, junto con el motivo. El abogado necesita ver esa diferencia antes de presentar cualquier trámite.
- Traslade las alertas y el historial. Ponga el idioma, las indicaciones de contacto seguro y las alertas de urgencia al principio del expediente de admisión, y anote si cada respuesta vino de la evaluación inicial o de la admisión, quién la tomó y cuándo.
¿Cómo evitar que la evaluación inicial se convierta en asesoría legal?
A quien hace la evaluación inicial le preguntan "¿Califico?" todo el tiempo, junto con "¿Debo ir a mi cita con ICE?" y "¿Puedo viajar?". Responder cualquiera de esas preguntas es dar asesoría legal.
El 8 CFR 292.1 enumera quiénes pueden representar a otras personas ante el DHS, y el párrafo (e) establece que, salvo lo previsto en esa sección, nadie más puede representar a otras personas en ningún caso. USCIS agrega que las personas que no están en esas categorías "pueden ofrecerle ayuda limitada para llenar formularios de USCIS, pero no pueden representarlo ni darle asesoramiento legal". La guía de admisión de casos explica esas categorías en detalle.
Quien hace la evaluación inicial puede explicar el proceso de la organización, decir qué sigue, indicar qué documentos traer y leer en voz alta las fechas de los papeles de la persona. No puede decir si alguien califica, si debe presentar un trámite, viajar o asistir a una cita con ICE, ni cómo terminará un caso. Un guion ayuda:
"No puedo responder esa pregunta, y no quiero adivinar en algo tan importante. Voy a anotar su pregunta palabra por palabra para que [nombre], del equipo legal, la revise con usted. Como tiene [una audiencia / una carta con un plazo] el [fecha], hoy marco su expediente como urgente, y le vamos a contactar a más tardar el [día]."
Prometa solo un plazo de respuesta que su organización pueda cumplir. El límite exacto para el personal que no es abogado depende de las normas de su estado sobre el ejercicio no autorizado de la abogacía, así que pida al abogado supervisor que ponga por escrito las reglas para la evaluación inicial y capacite a cada voluntario antes de su primer turno.
Dónde encaja Parasource
Parasource permite que su organización escriba sus propios cuestionarios de evaluación inicial y de admisión, con sus propias palabras. Las respuestas de un formulario de evaluación inicial pasan a la admisión completa. Los clientes pueden completar la admisión en 11 idiomas, y esta recoge hechos sin dar asesoría.
Para el personal, Parasource señala temas como antecedentes penales y deportaciones previas, con citas de la ley aplicable, para que un trabajador de casos los revise.
Fuentes
- Regla Modelo 1.18 de la ABA: Deberes con el cliente potencial (en inglés)
- EOIR: Información automatizada de casos
- ICE: Online Detainee Locator System (con opción en español)
- 8 CFR 1239.1: Notificación de comparecencia (en inglés)
- 8 CFR 103.2: Presentación y resolución de solicitudes de beneficios (en inglés)
- ICE: Citas de control, Check-In (en inglés)
- 8 U.S.C. 1158: Asilo (en inglés)
- USCIS: I-765, Solicitud de Autorización de Empleo
- 8 CFR 214.1: Requisitos de admisión, extensión y mantenimiento del estatus (en inglés)
- EOIR: Lista de Proveedores de Servicios Legales Pro Bono (en inglés)
- USCIS: Encuentre Servicios Legales
- 8 CFR 292.1: Representación de terceros ante el DHS (en inglés)